17 Mar Les réunions d’équipe QVT (qualité de vie au travail)
Les réunions d’équipe QVT (qualité de vie au travail) ont l’ambition de répondre au paradoxe de l’excès de réunions et de leur faible efficacité, qui participent à l’insatisfaction au travail des managers et des collaborateurs, pire, au sentiment que les vrais problèmes ne sont jamais traités. Ce n’est pourtant pas une fatalité. Une étude anglaise de 2015 montre que les réunions animées de manière QVT produisent de meilleures idées, de meilleures décisions et permettent de trouver des solutions plus rapidement : plus les réunions sont productives, moins on y passe de temps et plus les collaborateurs gagnent en bien-être et en performance. Une réunion QVT, c’est avant tout une technique d’animation et quelques principes à respecter.
A quelle occasion ?
Les réunions QVT permettent de rompre l’isolement au sein de l’équipe, de renforcer la cohésion, le soutien, de développer l’écoute, la prise en considération et la reconnaissance. Elles s’appliquent à tous les sujets (vie de l’équipe, de l’entreprise, l’organisation du travail, les relations, le contexte, etc.), à tous les types de réunion (dites d’information, de consultation, de projet, de partage d’expériences, de régulation, de créativité, etc.). Une réunion animée de manière QVT a pour vocation de traiter efficacement n’importe quel sujet.
Une action collective
Dans une réunion QVT, l’équipe donne naissance à des opinions partagées, produit des idées et des décisions qui ne sont pas la simple somme des participations mais une création propre au groupe, née de ses interactions. C’est une action collective apprenante. Chacun développe un apprentissage de l’autonomie et de la responsabilisation dans une dynamique de groupe basée sur la production collective : l’intelligence collective. On apprend à s’enrichir mutuellement, à construire ensemble du sens, des solutions. Dans une réunion QVT, il n’y a donc pas de concurrence. L’information et les idées sont une richesse collective, plus un enjeu de pouvoir.
Comment ?
Les réunions QVT doivent être conçues comme des espaces de discussion ouverts, avec une parole libérée, dans lesquels les participants collaborent pour atteinte un objectif commun.
• Le déroulement : une réunion a plusieurs grandes phases : 1) la préparation (objectif, matériel, lieu, choix des participants, horaire qui facilite la participation, invitation, …), 2) l’accueil (durée, objet, rappel des principes, organisation), 3) des temps d’échanges et de synthèse 4) la décision 5) la suite envisagée (évaluation de la décision, avancement…).
• Les principes :
o L’animation : la posture du manager est celle d’un animateur, mais ce dernier peut proposer à un participant de remplir ce rôle. L’animateur ne décide pas. Il n’impose pas. Il n’a pas de rôle hiérarchique. Il anime les prises de parole. Il facilite les échanges, veille aux étapes et crée un climat de confiance.
o L’écoute : on ne crée pas plusieurs discussions, on ne s’exprime pas à la place des autres, on ne finit pas la phrase d’un autre, … ;
o La liberté d’expression et la confiance : ne pas contraindre un participant à dire ou à faire quelque chose, … ;
o Le respect : pas de dénigrement même sous forme de plaisanterie ou de boutade, … ;
o L’égalité : les participants ont tous la même importance, la même valeur dans les échanges, ce qui se manifeste par des témoignages de reconnaissance et de considération, par l’absence de jugement des idées et des personnes ;
o La pensée positive : se concentrer sur les atouts, sur les forces, encourager les potentiels, oser (dans une réunion QVT, il n’y a pas de mauvaises idées), penser solution ;
o L’action : le groupe produit au minimum une décision.
Peut-on partager ses difficultés, ses émotions en réunion Qualité de vie au travail ?
Oui et c’est même l’occasion de le faire. L’animation garantit une reconnaissance et un résultat, une solution constructive. Le respect des principes évite tout dérapage. Les émotions ne sont plus un frein. Les risques psychosociaux peuvent ainsi être traités.
Conclusion
In fine, tout le monde est responsable de la qualité de la réunion et des décisions prises. Les participants se sentent engagés. L’application des actions en est facilitée. Il en ressort un sentiment de satisfaction général.
La réalisation de réunion QVT nécessite une formation initiale puis progressivement les équipes définissent leur modèle. Commencez par des réunions thématiques et de résolution de problème. Lorsque l’autorégulation ne fonctionne pas ou que le groupe a besoin de ressources externes, il a tout intérêt à faire intervenir un facilitateur qui peut être un médiateur interne ou externe.